Modern yönetici asistanları ne yapar?

Yönetici asistanının görevi her zaman kendini geliştirmek, geniş kapsamlı yöneticiler ortamının hızına ayak uydurmaktır. Günlük operasyonları yönetir, seyahat düzenlemelerini, getir götür işlerini yapar, toplantı ve randevuları ayarlarlar. Modern yönetici asistanı, sürekli ve her daim artan sorumluluklar üstlenir.

Bugünün yeni sorumlulukları arasında yönetim kadrosuna yönelik eğitimler organize etmek, etkinlik yönetmek, daha fazla yöneticiye ya da daha geniş bir ekibe destek olmak ve hatta iş adına önemli kararlar vermek gibi kalemler eklendi.

Detaycı, dakik ve bağımsız olmak gibi özellikler çok önemli olsa da, işinin en iyisi olan bir yönetici asistanının sahip olması gereken özellikler kesinlikle bunlardan çok daha fazla. Aynı anda çok iş yapabilme, düzenli olma ve önceliklendirebilme, gerektiğinde iş delege edebilme gibi özellikler unutulmamalı.

Tam destek sağlamak

Yönetici asistanları en basit tanımıyla yöneticilerine daha üretken ve başarılı olabilmeleri için yardımcı olur. Şirketin nasıl işlediğini öğrenmeli, patronunun tercihlerini bilmeli ve sağlam bir ilişki kurmayı sağlayacak ihtiyaçları önceden tahmin edebilmelidir.

Yönetici asistanları yeteneklerini geliştirerek rekabette öne çıkabilir. Örneğin şirket yönetimi Twitter’da aktifse, sosyal medya etkileşimiyle ilgili online bir kurs alarak kariyer gelişimlerinin önünü açabilirler. Coursera dünyanın lider üniversiteleri tarafından desteklenen bir online öğrenme kanalı. Stanford ve Duke University gibi kurumlar pek çok farklı uzmanlık alanında ücretsiz dersler veriyor.

Konferanslara katılmak da diğer profesyonellerle fikir alışverişinde bulunmak ve meslektaşların bir pozisyonda daha iyi performans göstermek için ne süreçlerden geçtiğini bizzat gözlemlemek için çok ideal bir yöntem.

Michael Page’in Yönetici Asistanlığı ve Ofis İdaresi işe alımlarından sorumlu müdürü Sedef Şahin, departmanının haftada ortalama 20 firma ile tanıştığını ve üst düzey yöneticiler ile sohbet etme fırsatı bulduğunu söylüyor. “Yöneticilerden direkt olarak aldığımız geri bildirimler; iyi bir asistanın yönetici performansını çok ciddi bir şekilde arttırdığı yönündedir. Donanımlı bir yönetici asistanı finans, insan kaynakları, ekip yönetimi, ekip motivasyonu gibi konularda yöneticisine destek olmaktadır.”

Yeni kapılar ve sorumluluklar

Bir yönetici asistanı bir işte rüştünü ispatladığında önünde yepyeni kapılar açılır. Çoğu müşteri ve işe alım uzmanı, tek bir sorumluluktan daha fazlasını üstlenebilecek adaylar bulmaya çalışır. Sonradan eklenen bu yeni sorumlulukları daha yüksek başarılar için bir fırsat olarak görün ve başarı basamaklarını tırmanmaya devam edin.

Piyasa trendleri, hızlı büyüme gösteren özel sermaye şirketleri, danışmanlık ve teknoloji firmaları içinde yönetici asistanlarına yönelik talebin arttığını gösteriyor.

Bu üç endüstride iş bulmak isteyen adayların, geçmiş deneyim ve yeterliliklerinin şirketinkilerle ne kadar uyuştuğunu göstermesi, bir süpervizör ile nasıl ilişki kuracağı konusunda olumlu bir izlenim yaratması gereklidir. Ayrıca endüstride yaygın olan sorunları da anlayabildiğini göstermelidir.

Sedef Şahin “Ayrıca haftada ortalama 60 yeni asistan adayı ile tanışan bir ekip olarak asistanların genellikle firmadan ziyade, çalışacakları yöneticiye öncelik verdiklerini gözlemliyoruz.” diyor. “Örneğin bir satış profesyoneli ya da mühendis işe alımlarında uygulanan işe alım teknikleri, yönetici asistanı pozisyonlarında uygulanamıyor. Bu tarz alımlarda çoğunlukla teknik becerilere bakılırken, yönetici asistanı işe alımında daha soyut olarak yönetici ile asistan arasındaki enerji ve karakter uyumuna dikkat edilmektedir.” şeklinde ekliyor.

Yönetici asistanı olmak istiyorsanız ya da yeni bir iş arıyorsanız açık pozisyonlara göz atın.