Benzerini hiç yaşamadığımız bu küresel sağlık krizi, aday seçme ve işe alım süreci üzerinde şimdiden geniş kapsamlı etkilere yol açmış durumdadır; bu önemli aşamalardan biri de yeni personeli işe başlatma sürecidir. Önümüzdeki haftalarda ve aylarda birçok işveren, her zamankinden farklı olarak işe yeni alınan personeli bizzat ofiste veya iş yerinde değil uzaktan işe başlatmak durumunda kalacaktır. Bu durum hükümetin sosyal mesafe uygulama ve evden çalışma talimatları kaldırılıncaya kadar devam edecektir.

Şüphesiz bu her iki taraf için de zor bir senaryo olsa da bu durumu nasıl idare edebileceğiniz konusunda size yardımcı olabiliriz. Yeni bir çalışanı uzaktan işe başlatmanın beş net adımı.

Birinci adım – Ön işe başlatma süreci yürütün

Bu adım bazen atlanmakla birlikte uzaktan işe başlatma sürecinde uygulanması çok daha önemlidir. Her şey şu kilit soruya bağlı: yeni çalışanınızın ilk iş gününde ne yapmasını istiyorsunuz? Yalnızca bunu söylemek için yeni çalışanınız görevine başlamadan bir veya iki hafta önce bir hoş geldin e-postası gönderin. Bu mesajda ilk birkaç haftalık iş programını belirtin. İlk hafta, örneğin günlük formatında pazartesiden cumaya kadar, her gün sabah ve öğleden sonra yapılacak işleri tek tek listeleyin. Bu, çalışanların işe başladıklarında kendilerini neyin beklediğini açık bir şekilde bilmelerini sağlayacaktır.

Yeni çalışanın soruları olması ihtimaline karşı, gönderdiğiniz e-posta mesajı ana irtibat noktası, bölüm müdürü veya İK bilgilerini içermelidir. Şirket el kitabınızı gönderin veya şirket faaliyetlerinin çalışanın göreviyle ilgili olan önemli alanları ve videolar için bağlantılar ekleyin. Ayrıca, varsa dijital öğrenme platformunuzu nasıl kullanacağını gösterin. Ve mümkünse, kariyerinin ilk aşamalarında yardımcı olması için işe yeni başlayan çalışanınıza bir çalışma arkadaşı veya akıl hocası tahsis edin. Akıl hocaları, yeni işe başlayan çalışanlar için engin bilgi kaynağı olmanın yanı sıra kişisel ve profesyonel gelişimlerine de yardımcı olunmasında önemli bir rol oynayabilir. Çalışma arkadaşları, yeni çalışanların yeni ortamlarını keşfetmelerine yardımcı olarak çok önemli bir rol oynayabilir, ayrıca günlük ufak tefek soruları yanıtlamaya da her zaman hazır olacaktır. Tüm bu ipuçları, yeni işe başlayan çalışanların şirket kültürünü, vizyonunu ve değerlerini özümsemelerine yardımcı olacaktır.

İkinci adım – Çalışma düzenini kurun

Ön işe başlatma aşaması tamamlandığında, yeni çalışanınızın uzaktan çalışmaya hazır olduğundan emin olun. Kendilerine şirket bilgisayarı ve telefonu tahsis edecek misiniz yoksa kendilerinin mi temin etmeleri gerekecek? Bu gibi ayrıntılar en baştan belirtilmelidir. Ayrıca, işe yeni başlayan kişilerin uygun bir çalışma alanına sahip olduğunu ve güvenilir bir internet bağlantısına erişimleri olduğunu kontrol etmelisiniz. Mümkünse, işe başlatma sürecinin en başında özel destek sunabilecek bir ekiple veya kişiyle iletişime geçmelerini sağlayın. Bunu bir dizi toplantı veya özel bir çevrimiçi portal şeklinde düzenleyebilirsiniz. Son olarak, şirketin güvenliği bir zorunluluktur, bu nedenle yeni çalışanın BT politikalarını açıkça anladığından ve güvenli bir VPN ağı üzerinden bağlandığından emin olun.

Üçüncü adım – Açık bir iletişim kanalı oluşturun

Bazı yeni çalışanlar bulundukları ortamda tek başına çalışıyor olabilir ve düzenli iletişim kurulmadığında kendilerini herkesten kopuk hissedebilirler. İşe alım süreci dışında meslektaşlarının çoğu ile şahsen tanışma imkanları olmadığı için bu özellikle gereklidir. Bu nedenle, ekranda yüz yüze olmak izolasyon hissini azaltıp güven tesis ettiğinden, ilk birkaç gün içinde işletmedeki kilit kişilerle bir dizi video görüşmesi ayarlamak önemlidir. Bu amaçla kullanabileceğiniz Microsoft Teams, Zoom ve Skype gibi farklı iyi araçlar vardır. Bu şekilde, işe yeni başlayanların, kendi görevlerinin geniş çaplı şirket stratejisindeki yerini daha iyi anlamaları ve daha güçlü ilişkiler kurmaları sağlanır. Kapsayıcı olun ve yeni çalışanları grup ortamında tanıtıp hoş geldin demek üzere sanal bir toplantı düzenleyin ve akıl hocalarının/çalışma arkadaşlarının ihtiyaç duydukları her an yardıma hazır olduğunu bilmelerini sağlayın.

Dördüncü adım – Düzenli yoklamalar yapın

Yeni çalışanı düzenli olarak yoklayıp ne durumda olduğunu kontrol etmek her zaman iyi bir uygulamadır, ancak uzaktan işe başlatma durumunda bu daha da önemlidir. Aslına bakılırsa bu yoklamaları, diğer ekip üyelerinin de bulunduğu fiziksel bir çalışma ortamında yeni bir çalışanı işe başlattığınızda olduğundan daha sık yapmanız gerekebilir. Uzaktan çalışma koşullarında bile, iletişim kanallarını açık tutmakla bir çalışana çok yakından kontrol edildiğini hissettirmek arasında bir denge kurmak önemlidir. İlk hafta süresince yeni çalışanın ne durumda olduğunu günde bir kez kontrol etmek şarttır; ancak, özellikle yeni çalışanınız iş arkadaşlarını tanıdıkça ve projeler ve öncelikler üzerinden daha fazla iletişim kanalı açıldıkça takip eden haftalarda bu sıklık azaltılabilir. Video veya telefon görüşmelerinizi e-posta üzerinden bildireceğiniz net işlerle pekiştirin; bu, bir sonraki görüşmenizde üzerinde duracağınız bir konu olmasını da sağlar. İşe başlatma eğitiminin çeşitlendirilmesi de önemlidir. Örneğin uyum eğitiminin günlerce sürdürülmesi motive edici olmayacaktır! Eğitiminizin merkezinde şirketinizin çalışan değer önermesi olmasını sağlayın ve bunu hayata geçirmek ve bireyler için geçerli olmasını sağlamak için elinizden geleni yapın.

Beşinci adım – Performans geri bildiriminde bulunun

Her ne kadar bu benzersiz bir senaryo olsa da, deneme süresi, her iki tarafın da yeni işe başlayan çalışanın işe uygun olup olmadığına ve beklentileri karşılayıp karşılamadığına karar vermesine imkan tanıması açısından aynı işlevi görür. Bununla birlikte, olağan dışı uzaktan çalışma düzeni ve uzaklığın eğitimi veya fark ettirmeksizin izlemeyi zorlaştırdığı dikkate alındığında, görevle ilgili bazı beklentileri azaltmanız veya belirli hususlarda anlayış göstermeniz gerekebilir. Yeni çalışanınızdan işe başlatma programının geneli hakkında geri bildirim almak da iyi bir fikirdir; bu deneyimden öğrendiklerinizi, bir sonraki yeni çalışanınızı uzaktan işe başlatma sürecinde kullanabilirsiniz.

Belirsizliğin yaşandığı bu değişim zamanlarında sürekli akıl hocalığı, kişisel destek ve rehberlik sunmak önemlidir. Denenmiş ve test edilmiş bir çevrimiçi öğrenme ve eğitim programınız varsa, çalışan bağlılığı ihtiyacını göz ardı etmeyin. Öğrenme ve Gelişim ekipleri yeni işe başlayan çalışanları düzenli olarak yoklamalı, oturumlar yürütmeli ve ilerlemelerini kontrol etmelidir. Kapsamlı bir Öğrenme ve Gelişim programı kapsamında yeni işe başlayan çalışanların bu programın uygulanmadığı durumlara kıyasla çok daha hızlı ilerledikleri ve destekleyici bir ortamın yeni çalışanların gelişmesine yardımcı olacağı kanıtlanmıştır.

En yetenekli kişileri işe almak ve uzaktan işe başlatmak istiyorsanız, özel bir görüşme yapmak için uzman işe alım danışmanlarımızdan biriyle bugün iletişime geçin.