Uzaktan çalışan bir ekip etkili bir şekilde nasıl yönetilir

Mükemmel teknolojiye ve kurum dışı düzenlemelere sahip olsanız bile, uzaktan çalışan bir ekibi yönetmek kolay değildir. COVID-19 sebebiyle eve kapanma ve karantina uygulamasından dolayı evden çalışma (WFH) düzenine geçtiğimiz mevcut çalışma ortamında bunu daha da zorlaştıran ilave etkenler olması normaldir.

Neyse ki bu zorlukların önüne geçmenin veya en aza indirmenin pratik yolları var. Nihayetinde bu zorlukların farkında olmak ve sağlam süreçler uygulamak, yöneticilerin nereden çalışıyor olursa olsun ekiplerinden en iyi performansı almalarını sağlayacaktır.

Uzaktan çalışan bir ekibi yönetmek için üzerinde durulması gereken 9 önemli noktayı aşağıda bulabilirsiniz.

1. Başından itibaren beklentiler konusunda net olun

Herkesin aynı şekilde düşündüğünü varsaymayın. Ekibiniz hem fiziksel iş yerinde hem de şirket dışında veya evden çalışma sürecinde ne kadar iyi çalışırsa çalışsın, COVID-19 ile mücadele ettiğimiz bu dönemde herkesin aynı hedefe ulaşmak üzere çalışması için beklentileri net bir şekilde belirlemeniz çok önemlidir. Düzenli olarak (her sabah ekiple yaptığınız görüşmeler sırasında) bu beklentilerin üzerinde durulması da bir o kadar önemlidir, böylece her ekip üyesinin neye odaklanması gerektiği konusundaki tereddütleri veya belirsizlikleri gidermiş olursunuz. Aslına bakılırsa beklentilerin sürekli tekrarlanması (aşırıya kaçmadan) elzemdir.

Beklentilerinizi aktarırken ekibinizin ne sıklıkta toplantı yapması gerektiğini de belirtin, örneğin her sabah çevrimiçi görüşme veya belki sabah (günlük planlama) ve öğleden sonra (günlük özet) olmak üzere günde iki görüşme. Bunu yapmadığınızda, ekibiniz günü gününe işleyen bir yapıya sahip olmadığından hedefi gözden kaçıracak ve hesap verebilirliğini kaybedecektir. Bu toplantıda tüm ekip üyelerinin hazır bulunmasını beklediğinizi bildirin, aksi halde bazıları bunu isteğe bağlı olarak yorumlayabilir.

Belirsizlikten mutlak surette kaçının. Belirsiz ve muğlak durumlar hem ekibin çıktılarını etkileyecek hem de ekibin hedefe odaklanmasını engelleyecektir. Örneğin siz görevlerin ne zaman başladığını açıkça belirtmediğinizde, ekip üyeleri boş boş oturup sizin talimatlarınızı bekleyebilir. Bu da önüne geçmeniz gereken bir başka husus olan kopukluk hissini arttırır. Bu konuda daha fazla bilgiyi 5’inci noktada bulabilirsiniz.

2. Şeffaf davranarak ekstra güvence verin

Ekip üyelerinizden bazıları iş yeri dışında veya evden çalışmaktan hoşlanmayacaktır; gerçekten herkesten kopuk durumda olup olmadıklarını (yani yalnız yaşama veya başkalarıyla çok az etkileşimde bulunma) dikkate alın. Bu durumdaki kişilerle biraz daha fazla iletişime geçip ne durumda olduklarına bakarak duruma daha kolay alışmalarına yardımcı olun ve sizin faydasını gördüğünüz bazı ipuçlarını önerin. Bu küçük jestler çok büyük bir fark yaratabilir ve ekibinizin bu işte birlikte olduğunuzu hatırlamasına yardımcı olur.

Diğer yandan, evden çalışmayı sorun etmeyen ekip üyeleriniz daha ne kadar evde kalmaları gerekeceğini bilmemelerinden dolayı zorlanabilirler. Ya da böyle uzun süreli bir evden çalışma senaryosuna alışkın olmayabilirler. Dediğimiz gibi, yöneticileri olsanız bile aynı gemide olduğunuz fikrini paylaşarak kendilerine güvence verin. Dürüst olun ve ne tür bir düzen kurmuş olursanız olun hiç kimsenin evden çalışma ortamının mükemmel işlemesini beklemediğini bildirin. Teknik konular, aile öncelikleri ve diğer etkenler ekibinizin her zamanki çalışma düzenini mutlaka etkileyecektir.

3. İlerlemeyi kontrol etmekten çekinmeyin

Bu önemli adımı atlamak birçok ekibin geride kalmasına sebep olmuştur. Tüm ekip uzaktan çalışırken, çok geçmeden iş yerindeki günlük iletişimi nasıl hafife aldığınızı fark edeceksiniz.

Fiziksel bir çalışma ortamında ekibinizin nasıl ilerlediğini anlamak kolaydır, ayrıca günün herhangi bir anında son gelişmeleri de kendilerinden öğrenme fırsatına sahip olursunuz. Ancak çevrimiçi görüşmeler harika araçlar olsa da uzaktan çalışırken mutlaka bazı gelişmeler gözden kaçırılacaktır ve toplantılarınızın sıklığı, herkesin nasıl ilerlediğine dair gerçek bir fikir edinmeniz için yeterli olmayabilir.

Ekip üyelerine belirli bir görevin ne durumda olduğunu açıkça sormak en iyisidir – unutmayın bu mikro yöneticilik değildir, bu şekilde diyalogu açık tutar ve ekibinizin faaliyetleri ve aldığı sonuçlar hakkında net bir görüşe sahip olursunuz.

Kontrollerinizi ekibinizin tarzına ve ekip üyelerinin görev ve projelerine göre ayarladığınızdan emin olun.

4. Kapsayıcı olun

Böyle zamanlarda kapsayıcılığın gücünü ve bir ekibin etkililiğini muhafaza etmekteki rolünü hafife almayın. Nelerin kapsayıcılığa katkıda bulunduğunu tam olarak saptamak zor olsa da kapsayıcılığın eksikliğini herkes hisseder.

Ekibinizin harika bir dinamiği olsun ya da olmasın, hepimiz ayrı yerlerdeyken ve sanal iletişim kurarken ekibin bir parçası olma hissi de bu durumdan olumsuz etkilenecektir. Tüm ekip üyelerini iletişimlerinize dahil ederek, çağrılarınızda, e-postalarınızda, sohbetlerinizde ve diğer iletişim noktalarınızda daha kapsayıcı olma fırsatlarını kullanın ve daha çok destek verin. Belki bazıları konuşma sırasında sessiz kalmıştır veya güncel bilgi paylaşımı arasında konuşma fırsatı bulamamıştır. Ekibinizdeki kişilerin karakter yapılarını göz önünde bulundurarak ve ekibe dahil olduğunu hissetmeye daha fazla ihtiyaç duyan kişilere odaklanarak hem iyi bir moderatör hem de iyi bir yönetici olun.

Ayrıca ekibinizi etkileşimi sürdürmeye ve birbirlerini duygusal olarak desteklemeye teşvik edin.

5. Kopukluk hissini besleyen her şeyden kaçının

Ekibinizin verimliliğine ket vuracak yönetici davranışlarına veya süreçlerine özellikle dikkat edin. Örneğin:

• Gerçekçi olmayan beklentilere sahip olmak
• Ekibi yoklamayı ihmal etmek
• Yanıt vermemek veya erişilemez olmak
• Toplantı saatlerine uymamak, iptal etmek veya sürekli başka tarihlere ertelemek
• Ekip üyelerine diğer işler hakkında güncel bilgi vermemek
• Başlangıçta karar verdiğinizin tam tersini yapmak
• Kötü bir örnek veya zayıf bir lider olmak
• Ekip üzerinde gereksiz baskı uygulamak
• Başarıları kendine mal etmek veya ekip üyelerinin çabalarını takdir etmemek
• Ekip üyelerinin iş yükünden habersiz olmak
• Takım için çaba göstermemek
• Olumsuz olmak
• İşle ilgili önemli bilgileri veya güncellemeleri paylaşmamak

6. Çabaları ve başarıları herkese açık şekilde kutlayın

Sanal ortamda ekip üyelerinize iyi iş çıkardıklarını söylemek, bunu ofiste laf arasında yapmaktan biraz daha zor olabilir. Ayrıca, sohbet kutusu üzerinden bir ekip üyesine yaptığı işi takdir ettiğinizi bildirmeniz her zaman aynı ağırlığa sahip değildir. Her bir ekip üyesinin çabalarını ve başarılarını her zamanki çevrimiçi video görüşmeleriniz sırasında kutlayın ve herkeste bir kaydının bulunması için bu kutlamaları bir e-postada toplayın.

7. Özel güncellemeler gönderin

Ekibinizin çabalarını ve başarılarını kutlamakla ilişkili olarak, önemli günleri (doğum günleri, iş yıl dönümleri gibi) duyurmak için e-posta yoluyla günlük bir güncelleme göndermek, ekibinizle iletişime geçmenin ve normal şartlarda ekip olarak hep birlikte, yüz yüze kutlayacağınız etkinlikleri sürdürmenin harika bir yoludur. Şu anda çoğu endüstri ve sektörün bulunduğu zorlu pazar ortamı göz önüne alındığında, başarı öykülerini, önemli atılımları veya elinden gelenin ötesinde çaba gösteren çalışanları paylaşmak isteyebilirsiniz.

8. Eğlenmeyi, ekip ruhu oluşturmayı ve sağlığı korumayı teşvik edin

Avustralya'nın sosyal mesafe uygulama ve herkesten uzak durma kurallarının kapsamı, ruh sağlığımızın çoğumuzun daha önce hiç deneyimlemediği bir biçimde sınanması anlamına geliyor. Sadece yalnız yaşayan ve evden çalışan iş arkadaşlarımız değil, ailesiyle veya oda arkadaşlarıyla yaşayanlar bile sosyalleşme eksikliğinin, yalnızlık, stres ve endişenin etkilerini hissediyorlar.

Örneğin WhatsApp’ta grup sohbeti gibi yöntemlerle ekip ruhunu korumanın yollarını bulun. Komik bir içerik veya sabah koşusunda yakaladığınız bir gün doğumu fotoğrafını paylaşmak, hem ekip arasında günlük sohbetleri sürdürmenin hem de ekip ruhunu canlı tutmanın ve iyimserliği korumanın harika bir yoludur.

Çoğumuz için evden çalışmak kanepede tembellik etmenin ya da yapacak bir işi olmamanın tam tersi bir durum olsa da bir çoğumuz bilgisayar ekranından ayrılmakta zorlanıyoruz. Özel hayatınızla işinizi birbirine karıştırmayın – her zamanki gibi öğle yemeği molası vererek ve sırf bilgisayar elinizin altında diye geç saatlere kadar çalışmaktan kaçınarak diğerlerine örnek olun. Güne başlamadan önce koşuya veya yürüyüşe çıkın, toplantı aralarında temiz hava alın, bir kahve molası verin veya mesai bitimi ile dinlenmeye geçme arasındaki vakitte açık havada yapılacak bir etkinlik bulun. Odaklanmaya, konsantrasyona ve ruh sağlığına yardımcı olması sebebiyle bu molalara devam etmenin ne kadar önemli olduğunu ekibinizin anlamasını sağlayın.

9. Ekibinizin zamanına ve çalışma saatlerine saygı gösterin

Herkesin evden çalışıyor olması yöneticilerin ekip üyelerine 7/24 ulaşabileceği anlamına gelmez. Acil bir talebiniz olduğunda e-postanızın akşam saat 9'da okunmasını beklemek yerine ekibinizi en etkili şekilde (genellikle hemen görecekleri bir kısa mesajla) bilgilendirin.

Bazı ekip üyelerinin tıpkı ofiste veya iş yerinde çalışırken olduğu gibi yapması gereken diğer işlerden dolayı evden çalışma saatlerini ayarlaması veya belirli bir saatte çalışmayı bırakması gerekebilir. Buna anlayış gösterin.

COVID-19 salgınının tüm dünyadaki işletmeler üzerinde ilave baskı yarattığına şüphe yoktur ve bu belirsizliğin içinde yol alırken karşılaştığımız birçok zorluktan dolayı fazladan çalışmak gerekebileceği bir gerçektir. Bunu en baştan ekip üyelerinize bildirdiğinizden emin olun ve ilave mesai gerekmesi durumunda hangi ekip üyelerinin buna gönüllü olduğunu öğrenin. Fazladan çalışmaya gönüllü olup elinden gelen tüm gayreti gösteren ekip üyelerinin yeterince takdir ve taltif edildiğinden emin olun.

Michael Page Türkiye olarak bu dönemde de size destek olmaya devam ediyoruz. Tüm işe alım süreçlerimizi evden çalışarak, müşteri firmalarımız ve adaylarımız videokonferans sistemiyle bir araya getirerek yürütüyoruz. İşe alım ihtiyaçlarınız için bugün bize ulaşın.